Bí quyết viết email bằng tiếng Nhật

1. Quy tắc chung

Có một số quy tắc chung khiến bạn cần lưu ý khi viết email bằng tiếng Nhật:

- Hãy nghĩ rằng ai cũng có nhiều công việc, vì thế không nên bắt buộc người khác phải trả lời sớm. Nếu muốn đặt thời hạn thì cũng cần khéo léo.

- Thông tin cần rõ ràng, tránh mập mờ.

- Lời lẽ nhã nhặn, lịch sự. Khi xảy ra sai sót thì phải xin lỗi, hoặc nếu là lỗi của đối phương cũng không nên nặng lời mà nhắc nhở nhẹ nhàng.

- Khi bạn muốn nhờ vả thì bạn nên nói lời xin lỗi trước vì sự bất tiện và làm phiền này.

Chú ý: Sau khi nhận mail, hãy trả lời sớm nhất có thể, đừng để quá 24 tiếng. Quá 24 tiếng thì câu đầu tiên trong mail trả lời nên là: Xin lỗi vì đã trả lời muộn.

2. Người nhận

- Phần đầu mail: Nên ghi cả tên người CC vào phần đầu mail.

- Đối với người không phải trong team hoặc không thân quen thì phải ghi đầy đủ tên công ty và đầy đủ họ tên người đó.

3. Tiêu đề email

- Đơn giản, dễ hiểu, tổng hợp và truyền tải được nội dung muốn nhắn nhủ.

- Nên đặt tiền tố. Điều này sẽ giúp người nhận định hướng và phân loại mail, đặc biệt nên cho các thông tin nổi bật vào tiền tố.

4. Nội dung email

- Hãy cố gắng tiết kiệm thời gian tối đa cho người đọc, áp dụng cấu trúc: Kết luận -> Lý do -> Chi tiết. Bởi người đọc nào cũng muốn nắm và khái quát được nội dung email ngay từ đầu, như thế họ sẽ đọc với phong thái thoải mái hơn, logic hơn, tránh hiểu nhầm, sai sót.

- Cách viết ngắn gọn, dễ hiểu. Cố gắng viết một email không dài quá 60 chữ. Đọc email dài dễ gây cảm giác căng thẳng, khó nắm bắt nội dung chính.

- Các ý nên được triển khai theo đầu dòng, 1 dòng chỉ giới hạn tầm 25 chữ. Nếu mail có câu hỏi thì phải gạch ra từng dòng riêng để người đọc dễ nhìn và dễ trả lời. Cách trình bày khoa học, sáng sủa sẽ được ưu tiên trả lời nhanh hơn.

- Không nên thay đổi nội dung trao đổi khi reply lại email.

5. File đính kèm

- Thông báo cho người nhận tệp file đính kèm. Check kỹ để đảm bảo file không bị nhiễm virus.

- Dung lượng file không nên quá lớn (<2M).

Lưu ý: Kiểm tra một lượt thông tin trước khi gửi: từ danh sách TO, CC, title mail, tên và địa chỉ người nhận, nội dung email, tệp file đính kèm. Đặc biệt chú ý các lỗi chính tả, đính kèm file,...

Với những lưu ý trên đây, Nhật ngữ Jasa - Học tiếng Nhật tại Nghệ An hi vọng các bạn sẽ tự đúc kết cho bản thân những kinh nghiệm xương máu để giành điểm cộng trong mắt người Nhật các bạn nhé!

Chúc các bạn thành công!